Software Inventory Management untuk Distributor
Table of Contents
Di warehouse, tingkat stok produk dipengaruhi oleh faktor eksternal (pesanan pembelian) dan internal (suplai barang). Tujuan inventory management software adalah untuk menjaga jumlah stok di level yang wajar.
I. Proses Manajemen Inventory
Proses dimulai dari Purchase Order atau Sales Order baru dari toko, lalu gudang distributor atau Principal akan menerima dan mulai menyiapkan produk untuk dikirim oleh kurir. Dari sana, produk akan didistribusikan ke toko atau area yang mengajukan permintaan. Setibanya di toko, produk akan dijual ke konsumen akhir (end-consumer).
Inventory management menjaga agar level stok yang terdata ter-update sesuai aktivitas pemenuhan pesanan tersebut dan penerimaan barang dari supplier/produksi.
Baca lebih lanjut: Apa itu Aplikasi Manajemen Stok dalam Rantai Pasokan?
II. Pentingnya Manajemen Inventory
Inventory level berkaitan erat dengan Order Fulfillment Rate atau pemenuhan pesanan. Status sisa stok di warehouse dapat mempengaruhi keputusan manajer untuk memesan barang tersebut kembali (re-order). Jika informasi tidak ter-update secara real time, bisa jadi informasi yang didapatkan manajer tidak sama dengan kondisi teraktual. Hal ini dapat mengakibatkan terhambatnya pemenuhan pesanan sehingga melebihi SLA ke customer.
Baca lebih lanjut: Apa Itu Order Fulfillment Rate? Bagaimana Cara Meningkatkannya?
III. Keunggulan menggunakan software inventory
Manajemen inventory yang baik dapat menyimpan riwayat perpindahan barang yang akurat, mendapatkan informasi secara real-time untuk level stok di seluruh gudang, dan mencegah stock shortage. Inventory management software terhubung langsung dengan modul Order Fulfillment dan Delivery dalam Distribution Management System untuk menghemat paperwork dan resource yang diperlukan untuk kompilasi data.
IV. Advotics Distribution Management System (DMS)
DMS membantu operator, supervisor dan manajemen dalam melihat stock level barang di semua lokasi warehouse, maupun barang yang sedang dibawa di luar gudang oleh kurir, salesman, atau canvasser.
Sistem memberikan informasi stok barang yang komprehensif secara real-time kepada manajer agar mereka dapat mengakses level stok barang dan memantau di mana produk berada pada waktu tertentu dari mana saja dan kapan saja.
Ketika barang keluar dari gudang dan terkirim ke customer, informasi stok dapat diperbaharui secara otomatis. Begitu pula jika jika ada penyesuaian status stok seperti adanya stock in, stock transfer dan stock opname.
Baca lebih lanjut: Bagaimana Meyakinkan Tim Anda Untuk Mengimplementasi Distribution Management System
V. Web portal untuk warehouse supervisor dan manajemen
Web portal digunakan untuk memantau dan mengelola stok produk di berbagai warehouse. Sistem dapat memantau inventory level secara real-time,mencatat dan menyimpan transaksi stok beserta riwayatnya, hingga memantau stok yang telah berpindah tangan dari Principal ke distributor.
a. Inventory stock
Memantau stok barang yang dimiliki perusahaan (product dan merchandise). Mulai dari total inventory level seperti jumlah yang tersedia (available stock), yang sudah dipesan (booked stock) hingga Cost of Goods Sold (COGS). Selain inventory product, sistem juga dapat memantau merchandise stock, beserta deskripsi lengkap produk, seperti nama produk, SKU, brand, re-order level.
b. Inventory location
Melihat daftar lokasi di mana stok barang tersebut berada. Lokasi barang dapat berada di warehouse ataupun di canvasser yang berjualan ke pelanggan dengan membawa stok produk.
c. Inventory activity (mutasi)
Mengetahui daftar transaksi yang terjadi di setiap produk yang ada di inventory. Mulai dari stock in, stock transfer, canvassing, ataupun stock opname.
d. Informasi distributor activity untuk Principal
Melihat informasi inventory stock untuk setiap distributor (yang bekerja sama dengan Principal), berikut notifikasi jika level stock berada di bawah reorder level atau ada invoice yang overdue.
