Panduan: Bagaimana Meyakinkan Tim Anda Untuk Mengimplementasi Distribution Management System

DMS-100

Panduan: Bagaimana Meyakinkan Tim Anda Untuk Mengimplementasi Distribution Management System

Distribution Management System

Adalah SaaS (Software as a Service) yang mengintegrasi semua proses distribusi. Mulai dari pemesanan barang, penerapan promosi harga, update stok inventori, pembuatan faktur, pengiriman barang, dan manajemen logistik secara keseluruhan terhubung dalam satu sistem.  

Distribution Management System adalah Workforce Management System dengan tambahan fitur-fitur canggih yang cocok untuk proses distribusi perusahaan Anda.

Baca artikel: Meyakinkan Tim Mengimplementasi Workforce Management System

table-distribution-management-system

Keunggulan fitur Distribution Management System

I. Mendukung kinerja bisnis

Dengan adanya investasi sistem, tentunya manajemen perusahaan ingin tahu apa dampak langsungnya terhadap bisnis, Advotics’ Distribution Management System menghadirkan manfaat untuk setiap jenis fokus bisnis: apakah untuk optimalisasi sumber daya, maksimalisasi pendapatan, atau ekspansi bisnis.

a. Optimalisasi sumber daya

Ketika semua layer supply chain terhubung di satu sistem, proses distribusi dapat berjalan lebih lancar. Tingkatkan jumlah kunjungan toko hingga 40% per karyawan sehingga perusahaan dapat tetap menjangkau jumlah toko yang sama meskipun dengan jumlah karyawan yang lebih sedikit.

b. Maksimalisasi pendapatan

Dengan kunjungan lebih sering, klien/toko Anda akan menghasilkan peningkatan pesanan penjualan hingga 30%. Dengan mengurangi kegiatan manual karyawan, kunjungan toko bisa menjadi lebih sering dan relasi dengan toko semakin erat. 

c. Ekspansi bisnis

Dengan penggunaan Advotics’ Distribution Management System produktivitas salesman bertambah dan coverage customer lebih banyak sehingga menghasilkan peningkatan transaksi hingga 53%.

d. Bagi Principal

Semua data proses distribusi tercatat dan terintegrasi di sistem cloud dalam real-time. Sekarang Principal/Manufacturer dapat mengetahui data pasar secara instan dan membantu distributor dalam strategi penjualan, misalnya promosi khusus untuk produk/area tertentu.

II. Visibilitas di dalam semua layer distribusi

a. Mengelola sales order dengan lebih baik

Metode mencatat pesanan di formulir pemesanan kertas atau melalui aplikasi pesan teks sangatlah rentan terhadap manipulasi data dan kesalahan data input yang akhirnya memperlambat arus informasi. Belum lagi waktu konsolidasi data yang memerlukan waktu lama.

photo-buat-pesanan

Dengan menggunakan Distribution Management System, semua pesanan penjualan langsung dicatat di aplikasi salesman untuk disinkronkan dan dikompilasi dengan aman ke cloud sehingga setiap permintaan pesanan dapat ditindaklanjuti seketika data masuk ke sistem. Kini, setiap lapisan distribusi Anda dapat dengan mudah memperbaharui dan mengakses informasi tentang produk dari perangkat seluler. 

create-promotion
promotion

Supervisor dan manajemen juga dapat membuat program promosi dari web dashboard. Program dapat berupa potongan harga ataupun hadiah. Keduanya dapat diatur parameternya seperti minimum pembelian, maximum discount, ketentuan hadiah, dsb. Setelah program berjalan, supervisor dapat dengan mudah menganalisis dampak program promosi terhadap penjualan, serta mengubah/menghentikan program sewaktu-waktu.

Baca artikel: Cara Menjalankan Bisnis Distribusi yang Sukses di Indonesia 

b. Pantau inventory stock di berbagai gudang

Terkait pemenuhan pesanan, status sisa stok di gudang dapat mempengaruhi keputusan manajer. Misalnya, pesanan manakah yang dipenuhi dulu jika stok barang menipis, pengiriman barang akan dilakukan dari gudang yang mana, dll. Jika informasi tidak ter-update secara real time, bisa jadi informasi yang didapatkan manajer tidak sama dengan kondisi teraktual. 

inventory-stock

Distribution Management System dapat memberikan informasi stok barang yang komprehensif secara real-time kepada manajer. Mereka dapat mengakses level stok barang dan memantau di mana produk berada pada waktu tertentu dari mana saja dan kapan saja. Ketika barang keluar dari gudang dan terkirim ke customer, informasi stok dapat diperbaharui secara otomatis. Begitu pula jika ada penyesuaian stok saat adanya penerimaan barang atau stok opname, user juga dapat menambahkannya di sistem.

Baca artikel: Apa itu Aplikasi Distributor?

c. Tugaskan dan lacak pesanan pengiriman dengan mudah

Aplikasi Distribution Management System dapat membantu para manajer dalam menugaskan pengiriman barang ke toko/customer ke kurir/truk serta melacak statusnya. Selanjutnya, untuk verifikasi tambahan, kurir dapat mengumpulkan bukti pengiriman digital, seperti dokumentasi foto atau tanda tangan elektronik penerima barang. 

Akurasi pengantaran juga terjaga karena kurir baru bisa menyelesaikan status pengiriman di aplikasi jika mereka sudah berada di koordinat lokasi customer yang terdaftar.

dms-cargo-note
konfirmasi-penerimaan-dms

d. Satu tampilan Dashboard untuk meninjau semua informasi

new-dashboard01

Dashboard di Distribution Management System digunakan oleh supervisor dan manajemen untuk menampilkan performa bisnis paling penting dan kritikal dengan ringkas, padat, dan jelas. Web didesain bertujuan agar supervisor dan manajemen dapat melihat dan memahami data dalam waktu sesingkat mungkin. 

Satu tampilan untuk meninjau semua informasi, menunjukkan performa penjualan, area, toko, dan produk dapat membantu manajemen dalam mengambil keputusan strategis. 

e. Canvasser dan pembuatan faktur yang real-time

Berbeda dengan salesman pada umumnya, sales canvasser adalah orang yang menawarkan produk dalam suatu proses penjualan tanpa ada kontak sebelumnya. Kadang mereka bahkan telah membawa produk yang ingin ditawarkan dan dijual ke toko, sekarang, pemilik toko bisa langsung menerima produk. 

Untuk mempercepat proses penjualan, canvasser yang telah menggunakan Distribution Management System bisa dapat memesan barang dan membuat faktur langsung dari aplikasi. Software Advotics telah terintegrasi dengan printer bluetooth portable sehingga canvasser dapat mencetak bukti pembelian langsung di lokasi pelanggan.

Baca artikel: Tips-tips Menjadi Sales Canvasser yang Sukses di Era Digital

f. Monitor progress Product Return 

Modul Product Return bertujuan untuk membantu pengelolaan barang yang dikembalikan oleh pengguna (rusak, tidak laku atau kadaluarsa). Mulai dari proses pengajuan product return, penarikan barang dari pelanggan hingga pemantauan status barang. 

product-return

g. Integrasi end-to-end untuk tenaga kerja anda

Dengan mengklik satu tombol, aplikasi distributor Anda dapat menghubungkan aktivitas apapun yang terkait dengan aktivitas distribusi. Mulai dari salesman memproses pesanan, pekerja gudang memperbarui kuantitas stok barang, kurir membuat catatan pengiriman hingga teknisi melakukan pemeliharaan aset di toko klien. Setiap lapisan jaringan rantai pasokan Anda dapat dengan mudah diperbarui dan diakses informasi hanya dari perangkat seluler.

III. Sistem SaaS dan ketahanannya dalam krisis

Software-as-a-Service (SaaS) adalah software berbasis cloud. Seluruh karyawan akan memperoleh akses masuk secara online, sesuai dengan batasan akses masing-masing.

a. Meminimalisir pengeluaran biaya IT

Sistem subscription Advotics tidak memungut biaya awal. Biaya perbulan sudah termasuk biaya lisensi software dan cloud server. Perusahaan juga hanya perlu membayar sesuai skala perusahaan.

b. Akses dan visibilitas secara remote

Karena setiap perangkat telah terhubung, sangat mudah bagi supervisor dan manajer untuk meninjau setiap laporan di web dashboard mereka. Selain mengakses data internal, user juga dapat melihat kondisi pasar melalui data yang telah diolah menjadi analitik, seperti permintaan dan aktivitas pasar terbaru di setiap area.  Dengan sistem berbasis cloud, user dapat membawa bisnis mereka ke mana saja selama ada koneksi internet, termasuk jika perlu kerja dari rumah.

ipad-dashboard

c. Roll-out dan adopsi lebih cepat

Tidak seperti sistem pada umumnya yang menghabiskan waktu lama dalam development delay time (waktu tunda untuk pengembangan), sistem Advotics selalu siap digunakan di pasar. Selama perangkat terhubung ke internet, software juga terus diperbarui. Hal ini memastikan pelanggan dapat memperoleh fitur-fitur terbaru dengan sistem yang lebih cepat.

d. Reliabilitas dan sekuritas

Advotics memegang sertifikasi ISO 27001 di Data Security dan kami adalah partner terpercaya Amazon Web Services. 

Baca artikel: 

Share :