Table of Contents
A. Definisi Distribusi
Distribusi artinya mengirimkan produk atau barang dari produsen ke wilayah geografis yang berbeda. Misalnya, sekaleng biskuit diproduksi dan dikemas oleh produsen. Kemudian dijual ke konsumen akhir melalui grosir, supermarket, toko ritel, dan banyak lagi. Distributor adalah perantara di antara keduanya, mereka bertanggung jawab untuk menyalurkan produk dari produsen ke pasar.
B. Distribusi di Indonesia
Sistem distribusi di Indonesia cukup unik. Dengan perkiraan sebanyak 60-70% transaksi ritel masih terjadi di toko tradisional/kelontong. Sebagai salah satu negara kepulauan terbesar di dunia, produsen tidak mungkin bisa bertanggung jawab atas distribusi produk untuk ke seluruh negeri.
Kota-kota besar seperti Jakarta, Medan, Palembang, dan Surabaya mungkin memiliki akses langsung ke pabrik. Namun, sebagian besar kota besar lainnya juga menjadi pusat distribusi untuk pulau mereka sendiri. Misalnya, Banjarmasin untuk Kalimantan, Jayapura untuk Papua, Makassar untuk Sulawesi, dan lainnya.
Kedua, di kota-kota kecil, masih ada ketergantungan untuk menjual produk di toko kelontong. Lebih dikenal dengan toko kelontong, dari luar, toko mungkin terlihat seperti toko minimarket franchise. Namun, toko-toko ini sebagian besar masih dikelola pribadi oleh perorangan atau sekelompok penduduk setempat.
Di satu kota mungkin ada ratusan atau bahkan ribuan toko, masing-masing dengan pemilik yang berbeda. Jika Anda ingin menjual produk di semua toko tersebut, Anda membutuhkan sejumlah distributor karena wilayah sebesar ini sulit untuk dipantau oleh satu perusahaan saja. Di beberapa daerah, di mana permintaan lebih tinggi, sub-distributor sering ada untuk menjadi perantara antara distributor dan toko.
C. Apa yang Harus Diperbaiki?
Sistem apapun yang melibatkan banyak pihak memerlukan strategi yang jelas dan kuat. Komunikasi yang lemah dalam sistem rantai pasok dapat menyebabkan kesenjangan dan kelebihan stok persediaan. Jika stok langka, hal ini bisa merangsang fluktuasi harga. Di sisi lain, jika inventaris berlebih juga dapat memicu beberapa masalah, seperti biaya penyimpanan yang mahal dan kerentanan terhadap kerusakan dan kadaluarsa.
1. Mengelola Sales Order dengan Lebih Baik
Masih banyak distributor yang mencatat pesanan di papan klip dan formulir pemesanan kertas. Beberapa sudah menggunakan formulir pemesanan PDF dan excel spreadsheet, tetapi itu masih belum cukup. Metode-metode ini masih rentan terhadap manipulasi data dan arus informasi yang sangat lambat.
Untuk mempercepat pemrosesan pesanan Anda, pertimbangkan untuk mengatur dan mengotomatisasikannya dengan Workforce Management System. Semua dokumen yang terkait akan disinkronkan dan dikompilasi dengan aman ke cloud sehingga setiap permintaan pesanan dapat ditindaklanjuti seketika dokumen masuk ke sistem. Kini, setiap lapisan distribusi Anda dapat dengan mudah memperbaharui dan mengakses informasi tentang produk dari perangkat seluler.
2. Kontrol Persediaan Stok Barang
Bisnis distribusi Anda tidak akan menguntungkan jika Anda tidak mengelola stok inventori dengan baik. Ada berbagai jenis manajemen inventori yang biasanya digunakan perusahaan. Beberapa perusahaan biasanya mengisi kembali begitu tingkat stok mencapai batas minimum. Ada juga yang menyimpan ‘safety stock‘ atau stok cadangan pada produk tertentu untuk apabila tiba-tiba ada demand yang melonjak. Lalu, ada juga distributor yang yang hanya mengirimkan barang pada tanggal pengiriman tertentu. Akan tetapi, bagaimana jika ada sistem di mana Anda dapat memprediksi permintaan sehingga tidak akan ada barang yang sia-sia di gudang?
Melacak inventori yang masuk dan keluar secara teratur akan membantu Anda mengkoordinasikan level stok gudang dengan lebih baik. Warehouse Management System dapat melacak produk dan dapat menghasilkan berbagai perkiraan pasar berdasarkan analisis musim sebelumnya. Dengan semua itu, Anda sekarang dapat menentukan strategi manajemen persediaan mana yang tepat untuk bisnis Anda.
3. Visibilitas di Semua Layer Rantai Pasokan
Jika perusahaan masih mengkompilasi data mereka dengan format mereka sendiri-sendiri di tabel excel, ini akan menyebabkan banyak kesalahan dalam menginterpretasi analisis. Software rantai pasokan akan mengkompilasi semua data menjadi grafik sederhana yang terstandarisasi agar mudah dipahami oleh siapapun. Dengan cara ini, produsen dapat dengan mudah mengakses data distributor untuk setiap area, sementara distributor juga dapat merefleksikan kembali metrik mereka sendiri untuk membuat strategi sistem yang lebih baik.
