Masalah Terbesar Penagihan & Pembayaran Invoice dan Cara Mengatasinya
Table of Contents
Salah satu tantangan terbesar bagi Principal dan Distributor adalah untuk memproses faktur (invoice) secara efisien agar menjaga cash flow perusahaan yang konsisten.
Principal bertanggung jawab menangani invoice yang ditagihkan ke distributor, sedangkan distributor bertanggung jawab atas pembayaran invoice ke principal dan juga penagihan invoice ke toko-toko.
Kendala Terbesar Dalam Penanganan Invoice
1. Tumpukan Kertas yang Tersebar di Seluruh Departemen
Kertas invoice harus diterima lalu di-scan atau di-input ke sistem sebelum diverifikasi. Belum lagi jika dokumen dapat berasal dari berbagai sumber (toko-toko, vendor, dll). Kemudian karyawan perusahaan harus memusatkan dokumen tersebut untuk diproses lebih lanjut. Tugas memasukan data, menyetujui dan membayar ini tidak hanya menghabiskan banyak sumber daya namun rentan akan human error jika proses masih dilakukan secara manual.
2. Penagihan ke Customer Terlambat
Kesalahan di penagihan seperti hilang data, kurangnya data, perubahan harga atau kuantitas yang mungkin terjadi selama proses pemesanan namun belum dimasukkan ke dalam sistem dapat membuat karyawan anda bolak-balik ke klien, pembayaran tertunda hingga penagihan bentrok ke siklus penagihan kedepannya. Lambatnya penagihan ini pada akhirnya akan mempengaruhi cashflow perusahaan.
3. Merusak Customer Satisfaction
Pembayaran yang tertunda dapat mengakibatkan keterlambatan pengiriman barang atau credit limit pembeli yang lambat penyesuaiannya. Hubungan dengan pembeli juga dapat menjadi buruk jika penyelesaian masalah pembayaran sering terjadi.
4. Diperlukan Lebih Banyak Karyawan
Tuntutan proses yang manual dan potensi human error yang tinggi pada akhirnya mengharuskan perusahaan untuk mempekerjakan lebih banyak karyawan, dengan harapan dapat mengurangi waktu pemrosesan. Jika perusahaan mempekerjakan lebih banyak karyawan, tentu saja berarti biaya tenaga kerja akan lebih tinggi.
Dengan sistem manajemen seperti Advotics, proses invoice dapat dilakukan secara online dan terintegrasi ke semua perangkat perusahaan. Sehingga proses dapat dilakukan lebih cepat dan tepat.
Invoice Module di DMS Advotics
Modul yang dapat digunakan untuk mengelola faktur atau tagihan yang ditujukan kepada distributor atau toko-toko. Modul dapat memfasilitasi perusahaan untuk melacak dan mencatat setiap transaksi serta pembayarannya secara otomatis.
Web portal dapat mengirim notifikasi untuk mempermudah supervisor dalam mengelola tagihan. Seperti ketika tagihan sudah dibayar (untuk pembayaran melalui web), reminder tenggat waktu yang belum dibayar dan juga informasi overdue untuk tagihan yang melebihi batas tenggat waktu pembayaran.
Jika perusahaan menggunakan modul sales order di DMS, maka setiap permintaan pesanan yang masuk ke dalam sistem (setelah approval) akan secara otomatis terbuat invoice atas pesanan tersebut.
Sistem Advotics juga menyediakan pilihan partial payment (dibayar secara berkala). Perusahaan dengan mudah menambah catatan di pembayaran ketika pembeli melakukan partial payment, sistem kemudian akan muncul sisa jumlah tagihan yang harus dibayar.
Baca lebih lanjut: Mengelola Cicilan Pembayaran Parsial dari Toko
