Aplikasi Lengkap untuk Teknisi Lapangan
Table of Contents
Siapakah teknisi lapangan?
Terlepas dari apa bidang keahlian mereka, teknisi lapangan memiliki fungsi yang hampir sama, yaitu untuk menyediakan layanan instalasi, pemeliharaan dan perbaikan sebuah perangkat/mesin. Teknisi bertanggung jawab atas operasi lapangan, pemecahan masalah, perbaikan, hingga training penggunaan kepada klien untuk perangkat di lokasi yang ditentukan.
Teknisi bekerja di suatu perusahaan yang menyediakan jasa layanan sebagai core business mereka ataupun sebagai layanan purna jual/after sales service. Mulai dari penyedia hardware, solusi IT, infrastruktur, hingga konstruksi, dengan segmen pelanggan rumahan hingga B2B.
Tugas dan kewajiban apa yang mereka punya?
– Instalasi perangkat: Untuk kebanyakan perusahaan teknologi yang produknya kompleks (misalnya untuk sistem keamanan ataupun unit AC), teknisi lapangan dibutuhkan untuk menginstal, menguji, hingga memberikan pelatihan ke klien tentang penggunaan mesin yang tepat.
– Perawatan/maintenance: Pemeliharaan sebaiknya dilakukan secara rutin. Bagi industri otomotif, ini bisa berupa penggantian oli atau rotasi ban atau untuk perusahaan mesin lainya mungkin mengganti filter atau sekering AC.
– Melakukan perbaikan: Untuk barang yang rusak, teknisi harus mengidentifikasi akar permasalahan dan memperbaiki bagian yang rusak.
Bagaimana alur kerja permintaan service?
Teknisi yang bekerja di bawah perusahaan principal akan diarahkan ke klien-klien yang membutuhkan jasa layanan. Kebanyakan perusahaan masih masih mencatat keluhan klien secara manual, lalu data baru diolah dan dikirim ke supervisor untuk mengatur jadwal teknisi lapangan. Setelah itu, supervisor akan memberikan arahan tugas ketika teknisi masih di kantor maupun melalui telepon dan sms.
Bagaimana pengaruhnya ke kualitas layanan?
Sistem manual sangat rentan terhadap human error seperti miskomunikasi, yang dapat mengakibatkan teknisi untuk datang ke klien yang salah, membawa alat yang salah, hingga supervisor dapat menjadwalkan teknisi dengan keahlian yang berbeda.
Dengan sistem yang manual banyak hal yang bisa memperlambat proses penanganan. Jika klien tidak puas dengan layanan service, perusahaan dapat kehilangan klien mereka.
Adakah sistem untuk mengotomatisasi penjadwalan teknisi lapangan?
Sistem Workforce Management System dari Advotics membantu supervisor untuk mempercepat proses penjadwalan dengan merekomendasikan teknisi yang paling tepat untuk setiap tugas. Penjadwalan dapat difilter dengan mempertimbangkan jenis keterampilan teknisi, lokasi teknisi dan toko hingga alat apa saja yang teknisi perlu bawa untuk melakukan tugas.
Tidak hanya mengoptimalkan sumber daya, solusi sistem Advotics juga dapat menghemat waktu supervisor dalam mendapatkan laporan secara real-time, mengoptimalkan komunikasi dengan tenaga lapangan yang sedang melakukan layanan perbaikan, hingga pendataan mesin atau aset yang berada di lapangan.
Workforce Management System dapat mendigitalisasi semua tugas teknisi lapangan dari case management, order spare parts, hingga pendataan aset.
1. Case Management di Workforce Management System
Teknisi akan memperoleh seluruh informasi tugas pelayanan melalui aplikasi seluler mereka, termasuk lokasi klien yang ditugaskan kepada mereka. Semua deskripsi permintaan layanan yang dibutuhkan tertera rapi di aplikasi sehingga teknisi dapat membawa alat yang tepat untuk setiap permintaan service. Teknisi yang bergantian/rotasi juga tidak akan lagi menjadi hambatan. Teknisi baru dapat mengambil alih pekerjaan teknisi yang digantikan dengan mudah karena semua informasi yang mereka butuhkan dapat diakses melalui aplikasi seluler.
Jika di lapangan ditemukan isu tambahan yang perlu langsung ditangani, teknisi dapat langsung mengajukan service ticket baru dan menandai tiket sebagai “perbaikan langsung”. Dengan demikian, dokumentasi aktivitas teknisi menjadi akurat dan rapi.
Untuk supervisor, mereka sekarang dapat dengan mudah melihat real-time updates dari tindak lanjut teknisi di lapangan. Sebagai contoh, service ticket mana yang harus ditugaskan, sudah ditugaskan, service yang telah selesai, dan sebagainya. Hal ini akan meringankan beban kerja para supervisor apabila mereka perlu mengerjakan revisi secara mendadak.
2. Pemesanan spare part
Teknisi juga dapat menggunakan modul “Sales Order” untuk memesan spare part yang dibutuhkan saat perbaikan. Contohnya, ketika AC atau freezer sedang diperbaiki ternyata freonnya juga harus diisi. Teknisi bisa membantu klien memesannya langsung di tempat dan dari situ, perusahaan bisa langsung menagih invoice lengkap dengan spare part baru ke klien setelahnya.
3. Manajemen Aset di Workforce Management System
Untuk perusahaan yang menyewakan barangnya ke klien, pelacakan barang akan semakin sulit jika aset terletak di lokasi cabang kantor yang berbeda, atau bahkan disewakan dan ditempatkan di berbagai lokasi klien/partner.
Sistem informasi yang centralized dapat mempermudah teknisi, supervisor dan manajemen dalam melacak pergerakan dan kondisi aset. Sekarang, perusahaan dapat memantau semua peralatan yang dimiliki dan perpindahannya di lapangan. Aset dapat dipindahkan dari kantor perusahaan ke klien, maupun dari satu klien ke klien yang lain.
Baca lebih lanjut: Manajemen Aset untuk Teknisi
