Manajemen Aset untuk Perusahaan Anda
Table of Contents
Apa itu Sistem Manajemen Aset?
Manajemen aset adalah sistem pelacakan peralatan dan barang perusahaan untuk operasi bisnis mereka sehari-hari. Pelacakan aset semakin sulit jika aset terletak di lokasi cabang kantor yang berbeda, atau bahkan disewakan dan ditempatkan di berbagai lokasi client/partner.
Sistem manajemen aset yang baik dapat meningkatkan efisiensi operasional, memperpanjang masa penggunaan aset, mengurangi biaya kerusakan dan mengelola pengeluaran modal dengan lebih baik sepanjang masa penggunaan aset.
Mengapa Manajemen Aset itu Penting?
Sayangnya, perusahaan yang kurang teliti dalam menangani aset mereka tidak akan menyadari sampai mereka dihadapkan masalah seperti:
1. Aset tidak diketahui lokasinya dan waktu pemindahannya.
Aset yang tidak didata akan sulit dicari, apalagi jika aset yang hanya dicatat saat keluar gudang dan tidak pada saat berpindah dari satu customer ke customer lainnya.
2. Peralatan yang rusak dan sulit memantau status perawatan.
Jika setiap alat yang rusak tidak dilaporkan dan perawatannya tidak dipantau, ketika suatu hari kebutuhan klien tinggi, perusahaan harus terpaksa membeli atau menyewa alat lagi.
3. Ketidakpuasan pelanggan karena lambatnya penanganan kerusakan aset.
4. Informasi yang tidak akurat yang diperlukan untuk pembukuan.
Misalnya lama penggunaan suatu aset, status penggunaan aset masih produktif/tidak, data-data yang diperlukan untuk perhitungan depresiasi, dll.
Modul Asset Management di Workforce Management System (WORK) & Distribution Management System (DMS)
Sistem manual yang paper-based dengan sumber data yang tersebar tidak lagi sustainable di market yang semakin kompetitif ini. Advotics mengandalkan sinkronisasi untuk mengumpulkan laporan dari semua sumber data ke dalam satu sistem.
Sistem informasi yang centralized dapat mempermudah teknisi, supervisor dan manajemen dalam melacak pergerakan dan kondisi aset. Sekarang, perusahaan dapat memantau semua peralatan yang dimiliki dan perpindahannya di lapangan. Aset dapat dipindahkan dari kantor perusahaan ke klien, maupun dari satu klien ke klien yang lain.
Cara Kerja Modul Asset Management
Di dalam system, ID asset dapat berupa serial number maupun QR codes. Data lokasi aset seperti koordinat kantor pusat dan klien di-capture dari penggunaan aplikasi seluler sehingga dapat divisualisasikan dalam peta. Di samping ID dan lokasi, teknisi/operator juga dapat melengkapi spesifikasi aset seperti merk, tipe, tanggal pembelian, dsb.
Semua barang yang dibawa ke lapangan akan di scan oleh operator. Data setiap kunjungan dan aktivitas/event (perpindahan, perbaikan, pemeliharaan barang) dicatat melalui mobile device operator dan akan tersinkronisasi ke seluruh sistem hingga supervisor di kantor dapat memantau semua barang dan statusnya dalam web dashboard.
Jika terjadi kondisi di mana permintaan pemeliharaan atau alat rusak membludak, supervisor juga dapat menyusun strategi dimana dia bisa memprioritaskan alat mana yang lebih krusial agar pemeliharaannya dapat didahulukan.
Keuntungan Software Asset Management Advotics
1. Mempertahankan dan memeriksa kondisi kesehatan aset (di manapun lokasinya) secara real time
Manajemen dapat melihat overview semua aset perusahaan dan lokasi nya di dalam map visualization dashboard. Supervisor dapat dengan mudah mengalokasikan dan memprioritaskan pekerjaan mana yang perlu diselesaikan terlebih dahulu. Sedangkan teknisi akan selalu sigap dalam mengatasi pemeliharaan.
2. Memperpanjang masa penggunaan aset dengan jadwal pemeliharaan yang lebih teratur.
Karena setiap alat dipantau lebih rutin, kualitas produk juga akan bertahan lebih lama.
3. Mempertahankan kepuasan pelanggan
Dengan memperlancar proses informasi, perusahaan dapat lebih cepat menangani permintaan pelanggan
4. Menghemat waktu dan tenaga untuk pendataan aset
Data yang tersimpan dalam cloud akan mencegah kemungkinan data hilang/tercecer saat adanya teknisi yang tidak lagi bekerja di perusahaan. Selain itu, pencatatan yang rapi juga dapat meningkatkan rasa kepemilikan dan tanggung jawab karyawan terhadap suatu aset.
