Cara Stock Opname Secara Efektif
Table of Contents
Apa itu Stock Opname?
Adalah verifikasi kuantitas dan kualitas stok barang secara fisik dan mencocokannya dengan data stok dalam sistem perusahaan. Proses ini dilakukan untuk meminimalisir perbedaan catatan fisik dengan pembukuan, yang dapat disebabkan oleh barang rusak, hilang, kesalahan supplier, atau human error dalam pencatatan.
Perbedaan stok tidak baik untuk bisnis manapun (bahkan ketika stok ternyata lebih banyak) karena hal ini mengidentifikasi bahwa perusahaan mempunyai manajemen inventory yang buruk dan perusahaan menjalankan bisnis dengan data yang salah.
Tujuan Stock Opname
- Mencegah stok habis (stockout) dan menimbun terlalu banyak stok (overstocking)
- Meminimalisir stok yang kadaluarsa di gudang sebelum terjual (deadstock)
- Memprediksi waktu yang tepat untuk melakukan pembelian stok barang kembali (restock)
Cara Kerja Stock Opname
Proses stock opname sangat menyita waktu, maka dari itu, lebih baik dilakukan ketika tidak ada barang yang masuk atau keluar dari gudang dalam waktu bersamaan. Umumnya, periode stock opname dilakukan dalam periode tahunan, per kuartal, atau bahkan per bulan tergantung dengan kebutuhan perusahaan. Contohnya, untuk perusahaan FMCG dengan produk kadaluarsa yang cepat, kadang diperlukan stock opname yang lebih sering.
Keunggulan Menggunakan Software untuk Stock Opname
- Menggunakan scanner atau app (bukan sticker/tag) untuk meminimalisir perhitungan ganda dan kesalahan dalam pencatatan
- Data langsung ter-synchronize dalam sistem jadi tidak perlu ada tim input untuk memindahkan data laporan kertas ke excel
- Aktivitas dicatat per location ID, di mana operator dapat langsung men-scan barcode/QR code dari location ID, tanpa perlu input jalur atau bin secara manual
- Jika diperlukan rekap excel sheet, sistem dapat export menjadi berbagai macam format
- Memantau progress stock opname setiap produk SKU, jalur gudang, atau bin melalui web portal (created, in-progress, matched)
Ketika Ada Perbedaan Data
Dengan fitur stock opname di Advotics Warehouse Management Solution (WMS) maupun Distribution Management System (DMS), perbedaan data akan lebih cepat terdeteksi. PID atau Physical Inventory Difference dapat menampilkan berapa banyak selisih kuantitas dalam setiap produk. Sehingga manajemen dapat terus memastikan stok barang dalam semua gudang serta memperbaiki strategy inventory management jika stok barang terdeteksi banyak yang hilang atau rusak.
Baca lebih lanjut:
