Tantangan Penjadwalan Rute untuk Pengiriman Barang dan Kunjungan Lapangan

Supir truk tiba-tiba sakit? Ada pesanan last-minute yang harus diprioritaskan?

Apakah rute kunjungan/pengantaran telah optimal? Adakah solusi yang dapat menghemat biaya operasional? Mungkinkah memperbanyak tujuan kunjungan dan kapasitas order tanpa menambah jumlah armada?     

Ini adalah beberapa dari banyak tantangan (poin points) dan kekhawatiran yang dialami setiap hari oleh manajer dan supervisor distribusi/logistik.

Manajer dan supervisor distribusi menghadapi beberapa tantangan yang mempengaruhi produktivitas dan profitabilitas saat menjadwalkan rencana rute (route plan). Jika perusahaan memiliki ratusan, bahkan ribuan tujuan untuk dikunjungi, merencanakan rute secara manual menjadi tidak efisien, mahal dan memakan waktu.

Mengapa implementasi sistem penting?

Diperlukan banyak waktu dan pengetahuan yang mendalam untuk merencanakan rute berdasarkan kapasitas kendaraan, jumlah kurir, jumlah customer, lokasi customer, jam kerja, jam operasional dan lainnya. Maka dari itu, untuk mengelola armada sekecil apapun, tetap diperlukan staf pengiriman dan operasional dalam jumlah besar.

Ketika tim, pesanan, dan bisnis semakin berkembang, penjadwalan rute secara manual dengan cepat menjadi proses yang mustahil. Demand customer yang meningkat akan mendorong perusahaan dengan jendela pengiriman (delivery window) yang lebih ketat sehingga penjadwalan dan otomatisasi rute kunjungan yang optimal semakin penting.

Jika perusahaan tidak dapat memberikan layanan yang terbaik, klien akan mencari perusahaan lain yang bisa. Setiap menit yang terbuang setiap harinya dengan rute yang tidak optimal dapat dengan cepat menggerogoti keuntungan yang dihasilkan.

Pain points penjadwalan rute kunjungan:

1. Efisiensi yang kurang

Jika alamat tujuan sudah akurat, apakah penjadwalan rute sudah sebaik mungkin? Apakah perusahaan menggunakan terlalu banyak kendaraan? Atau adakah kurir dan truk yang tidak terpakai (underutilized)? Jarak atau waktu tempuh sudah optimal?

Rute yang tidak efisien dapat mengakibatkan penggunaan sumber daya (resource) yang boros sehingga memicu biaya operasional yang sangat tinggi.

2. Proses yang memakan banyak waktu

Jika proses perencanaan masih manual/semi-manual, dengan semakin banyak tujuan kunjungan/pengantaran yang harus dipetakan, semakin tinggi waktu perencanaan dan semakin banyak karyawan yang diperlukan. Dapatkah waktu perencanaan rute dipercepat tanpa mempekerjakan lebih banyak karyawan?

3. Sistem yang tidak fleksibel

Apa yang akan dilakukan jika truk tiba-tiba mogok, karyawan tiba-tiba sakit dan tidak bisa masuk? Atau klien penting memesan pesanan di menit-menit terakhir? Dalam skala besar, perencanaan rute membutuhkan waktu berjam-jam (atau bahkan berhari-hari) untuk disesuaikan ulang. Apabila proses tidak fleksibel, hal ini dapat menyebabkan penundaan pengiriman, pengiriman yang gagal (cancelled), dan klien yang tidak puas.

Advotics Route Management System (RMS)

Dengan sistem otomatisasi rute yang tepat, perusahaan dapat: