Categories: Advocate Relationship ManagementDistribution Management System

Apa itu Distributor Claim Management?

Claim Management

Adalah proses di mana perusahaan merencanakan, melaksanakan, dan mengatur pembayaran atau reimbursement claim dari client, partner, atau customer.

Principal biasanya bekerjasama dengan beberapa distributor. Aktivitas perdagangan dalam industri supply chain dilakukan melalui channel dan proses yang kompleks. Kompleksitas transaksi dapat meningkat dengan bertambahnya jumlah distributor sehingga mempersulit Principal untuk mengelola claims dari persyaratannya hingga anggaran dananya (budget).

Claim dan pengelolaan anggaran yang dilakukan Principal biasanya berhubungan dengan aktivitas trade marketing atau trade promotions.

Dalam satu periode, Principal dapat menjalankan berbagai macam trade promotions di waktu yang bersamaan, dengan variasi pada tipe produk yang dipromosikan ataupun tipe trade promotion.

Misalnya, untuk mendapatkan lokasi strategis untuk penempatan produk di toko jaringan distributor, point-of-purchase display material, merchandise untuk setiap pembelian, insentif untuk toko, dll. Setiap macam program dapat mempunyai anggaran dan ketentuan yang berbeda-beda. Maka dari itu, implementasi sistem seperti Distributor Claim Management dapat membantu Principal dalam mempermudah distributor untuk meng-claim hadiah.

Baca lebih lanjut: Membuat Campaign Untuk Jaringan Toko Anda

Kendala Principal dalam mengelola Trade Promotional Claim

Trade claim dari distributor bisa sampai memakan waktu 8-12 minggu untuk bisa diproses karena banyaknya komunikasi, tahapan pemeriksaan dokumen, proses approval yang masih paper-based.

Mengapa sistem dibutuhkan?

1. Memastikan claim berjalan dengan lancar

Selain meningkatkan Return on Investment (ROI), sistem dapat membantu Principal dalam memastikan bahwa semua requirement penting sudah terpenuhi sebelum claim dapat di reimburse, menolak claim jika tidak sesuai dengan ketentuan, dan juga memonitor pengeluaran agar tidak melebihi budget trade promotions. Distributor juga dapat memonitor progress dari claim yang mereka ajukan secara transparan.

2. Mengikuti aturan pajak yang tepat

Pajak adalah hal yang rumit namun sangat penting dalam proses penagihan dan reimbursement anggaran. Persyaratan pemotongan pajak untuk tiap jenis aktivitas promosi dapat berbeda-beda.

Advotics Distributor Claim Management

Adalah SaaS berbasis di Indonesia yang telah berspesialisasi di sistem supply chain. Sistem Advotics dapat memfasilitasi distributor untuk mengajukan claim dan principal untuk mengelola claim. Solusi Distributor Claim Management memungkinkan perusahaan mempersingkat siklus pemrosesan claim menjadi hingga ¼ dari waktu pemrosesan manual sehingga mengurangi biaya operasional.

Setelah distributor mengajukan claim secara self-service, principal dapat memonitor, memvalidasi, menyelesaikan claim dan juga mengidentifikasi claim yang tidak valid ataupun terduplikasi. Approval matriks juga dapat disesuaikan oleh aturan perusahaan principal, sehingga proses dapat dilakukan secara otomatis. Informasi yang terkait dengan semua claim disimpan secara centralized yang memungkinkan user untuk mengakses progress status dari proses review, sisa anggaran, dan metriks lainnya secara akurat.

Proses disbursement claim dilakukan pada sistem client atau distributor. Setelah melalui proses disbursement, status claim akan berubah menjadi disbursed apabila telah berhasil di-disburse atau rejected apabila claim ditolak. Pada claim dengan status disbursed, user dapat memasukkan bukti disbursement dan bukti potong pajak (WHT slip).