Customer Success Story: Strategi Cerdas PT Dharma Guna Wibawa (DGW) dalam Mengelola Operasional Bisnis dengan Advotics, Omset Meningkat 50% – Siapa yang bisa hidup tanpa makan? Siapa yang tidak membutuhkan beras, sayuran, buah-buahan? Jawabannya, TIDAK ADA! Tak hanya manusia, semua makhluk hidup membutuhkan hasil pertanian tersebut untuk hidup sehat. Mulai dari beras sebagai sumber karbohidrat utama, sayuran dan buah-buahan sebagai sumber vitamin dan mineral, hingga rempah-rempah sebagai penyedap masakan, semua ini sangat dibutuhkan dalam kehidupan sehari-hari.
Namun, untuk menjaga kualitas hasil pertanian yang baik tentu saja tidak mudah. Hama-hama seperti serangga, penyakit tanaman, dan hama penyakit lainnya dapat mengancam hasil panen dan ketersediaan pangan. Oleh karena itu, perlindungan tanaman dari hama menjadi suatu hal yang krusial untuk memastikan produksi pertanian yang cukup dan berkualitas guna menjaga ketahanan pangan dan kesejahteraan masyarakat.
Karena hal inilah, PT Dharma Guna Wibawa (DGW) yang didirikan pada tahun 2001, mulai mendistribusikan produk-produk unggulan pertanian yang lengkap, seperti pestisida, pupuk, benih tanaman hingga alat pertanian untuk meningkatkan kualitas hasil pertanian petani Indonesia. Namun, dengan lebih dari 100 toko yang tersebar di seluruh Indonesia, PT DGW juga menghadapi tantangan besar dalam mengelola ratusan tenaga lapangannya.
Akan tetapi, sejak menggunakan Distribution Management System Advotics proses manajemen tenaga lapangan PT DGW menjadi lebih simple dan mudah, hanya dengan satu platform.
Penggunaan sistem end-to-end supply chain seperti Advotics sangat direkomendasikan bagi perusahaan, tak hanya untuk mengelola tenaga lapangan, tetapi operasional perusahaan dari hulu ke hilir. Mulai dari suatu barang di produksi di pabrik hingga barang diterima oleh customer.
Yuk, kita simak bagaimana sistem Advotics mempermudah operasional bisnis PT Dharma Guna Wibawa (DGW) dalam memaksimalkan hasil pertanian para petani Indonesia.
Dengan lebih dari 100 cabang yang tersebar di berbagai penjuru Indonesia, tantangan utama masih berkutat pada manajemen tenaga kerja khususnya salesman. Menurut Sales/Business Development Manager PT DGW, Bayu Pramudya, terdapat 2 masalah utama, yaitu:
Masalah administrasi manual yang dihadapi oleh PT DGW yang paling utama adalah proses pembuatan sales order (SO). Sebelumnya, ketika terdapat pesanan saat salesman melakukan kunjungan ke toko customer, salesman harus membuat SO secara manual kemudian melaporkannya satu per satu ke admin melalui aplikasi chat, untuk kemudian dicatat oleh admin.
Yang kedua, penagihan (collection). Ketika toko (customer) melakukan pembelian, perusahaan biasanya memberikan jangka waktu tertentu kepada konsumen untuk melakukan pembayaran sebelum jatuh tempo (term of payment (TOP)). Saat penagihan, salesman menggunakan kwitansi untuk tanda terima pembayaran yang kemudian akan dilaporkan ke admin untuk kemudian dicatat dan dicek apakah uang pembayaran tersebut telah masuk ke kas perusahaan.
Proses manual ini memakan waktu yang cukup lama, mengurangi efektivitas kunjungan sales ke toko, dan meningkatkan risiko kesalahan data atau penipuan oleh salesman. Kondisi ini mengakibatkan proses administrasi menjadi tidak efisien dan rentan terhadap kesalahan atau kecurangan. Salesman harus meluangkan waktu untuk menulis sales order dan tanda terima pembayaran secara manual di setiap kunjungan ke toko, menghabiskan waktu yang seharusnya dapat digunakan untuk berinteraksi lebih banyak dengan pelanggan.
Sulitnya memantau aktivitas di luar kantor (lapangan) memang sudah menjadi masalah langganan, terutama oleh bisnis yang memiliki banyak salesman, kurir, dan tenaga kerja lainnya yang tersebar di berbagai daerah.
Sebelumnya, jadwal kunjungan salesman PT DGW yang tidak tercatat secara sistematis menjadi kendala yang signifikan. Tanpa sistem yang tepat untuk mencatat jadwal kunjungan, PT DGW kesulitan mengontrol produktivitas harian dan mingguan salesman serta tidak dapat memantau penjualan secara real-time. Dampaknya, perusahaan kesulitan dalam mengambil keputusan strategis yang cepat dan tepat karena kurangnya data yang akurat dan terkini.
Selain itu, tanpa sistem yang terstruktur untuk mencatat jadwal kunjungan, pengelolaan waktu menjadi tidak optimal, dan peluang untuk mengatur strategi penjualan yang lebih baik pun terlewatkan. Hal ini tidak hanya mempengaruhi efektivitas tim sales, tetapi juga berdampak pada kinerja perusahaan secara keseluruhan karena kurangnya visibilitas terhadap data penjualan yang paling up-to-date.
Dengan Advotics, PT DGW berhasil membuat proses administrasi mereka menjadi jauh lebih efisien serta lebih mudah men-track kinerja tenaga lapangan. Bagaimana caranya?
Aplikasi mobile Advotics memungkinkan salesman untuk melakukan pesanan secara real-time langsung dari smartphone/tablet mereka. Setiap terdapat transaksi penjualan, semua data pendukung seperti Sales Order (SO) akan dibuat secara otomatis. Semua data langsung tercatat di dashboard yang dapat diakses oleh admin atau manajemen tanpa harus menunggu hingga berkas sampai ke kantor.
Dengan data yang terintegrasi dan real-time, perusahaan dapat dengan mudah melacak seluruh transaksi penjualan. Tak ada lagi waktu yang terbuang untuk proses pemindahan data dari dokumen kertas ke dalam sistem manajemen perusahaan.
Aplikasi Advotics menyediakan fitur collection untuk mempermudah aktivitas penagihan. Setiap pembayaran yang diterima dari customer, di-submit langsung melalui aplikasi dan status pembayaran akan ter-update di sistem secara otomatis. Sisa hutang yang dimiliki masing-masing pelanggan juga akan terganti setelah pembayaran masuk dan admin melakukan approval. Daftar riwayat pembayaran pun tercatat rapi.
Waktu yang sebelumnya terbuang untuk membuat kwitansi manual dapat digunakan salesman untuk lebih fokus melakukan penjualan ke outlet, bahkan melakukan survei pelanggan.
Fitur Journey Plan Advotics memudahkan supervisor untuk menentukan toko mana saja yang akan dikunjungi. Misal dalam satu daerah ada 5 toko pelanggan, journey plan yang dibuat akan memastikan tak ada toko di daerah tersebut yang terlewat untuk dikunjungi. Supervisor dapat membuat rute rencana harian maupun bulanan yang paling optimal sesuai kebutuhan. Salesman dapat melihat jadwal yang telah ditugaskan melalui aplikasi mobile Advotics. Kemudian, manajemen dapat melihat langsung progres daftar kunjungan yang telah salesman selesaikan.
Perencanaan jadwal kunjungan ratusan tim lapangan yang semula dibuat manual dan memakan waktu harian dapat dipangkas menjadi hitungan jam. Dengan aktivitas yang terjadwal, tracking aktivitas lapangan tak lagi sulit mudah serta membantu salesman untuk lebih mudah mengatur waktu dan fokus ke penjualan.
Dengan aplikasi Advotics, tim lapangan dapat langsung melakukan absensi melalui aplikasi mobile di smartphone mereka. Lokasi dan waktu kerja terlacak secara real-time oleh sistem. Semua aktivitas tim lapangan selama jam kerja akan terinput dan tersimpan di sistem secara otomatis. Tim manajemen tak perlu lagi repot bolak-balik menanyakan keberadaan atau aktivitas salesman.
Dengan fitur ini, aktivitas harian sales lapangan terekam dengan akurat mulai dari absensi berdasarkan koordinat lokasi serta selfie, daftar toko yang dikunjungi, lama waktu kunjungan, jarak tempuh, bahkan daftar tugas mana saja yang dikerjakan dan tidak! Pengukuran KPI (Key Performance Indicator) tim lapangan menjadi lebih mudah.
Aplikasi Advotics juga menyediakan fitur foto sebagai dokumentasi aktivitas kunjungan salesman. Semua aktivitas akan di-submit disertai dengan bukti foto atau dokumen sehingga terekam jelas dalam sistem. Misal, untuk memastikan mereka berada di tempat klien, mereka harus berfoto selfie dengan latar belakang tempat klien untuk bisa check-in.
Hal ini dapat dijadikan sebagai bukti atau validasi kunjungan toko yang telah dilakukan, sekaligus memudahkan pemantauan aktivitas.
Manajemen PT DGW dapat memantau aktivitas penjualan dan penagihan (collection) secara real-time melalui dashboard Advotics. Dengan fitur ini, manajemen dapat melacak performa penjualan dari berbagai dimensi, seperti penjualan harian, mingguan, atau bulanan, jumlah pesanan, atau nilai penjualan, hingga total penagihan.
Dengan ini, perusahaan akan lebih mudah memvisualisasikan data yang tepat untuk menilai performa penjualan dan collection perusahaan secara keseluruhan. Kenaikan & penurunan penjualan lebih mudah diidentifikasi sehingga perusahaan dapat mengambil langkah yang paling sesuai dengan kondisi real perusahaan.
Informasi di atas disajikan dalam dashboard yang hasil laporannya juga dapat di-download. Perusahaan dapat mengevaluasi berbagai metrik kinerja penjualan, mulai dari target penjualan, total omset penjualan, peningkatan atau penurunan penjualan dari periode sebelumnya, hingga kontribusi penjualan dari suatu produk tertentu. Hasil summary ini membantu manajemen lebih mudah menganalisa kinerja penjualan secara keseluruhan, di mana hal tersebut juga dapat dijadikan sebagai salah satu tolak ukur dari kinerja salesman (KPI).
Visibilitas metrik di dashboard Advotics dapat disesuaikan agar memudahkan pelacakan metrik yang paling penting untuk perusahaan. Perusahaan bisa memanfaatkan berbagai chart dan report untuk menyusun strategi bisnis berdasarkan kondisi bisnis paling up-to-date.
—
Melihat kesuksesan PT Dharma Guna Wibawa (DGW) menjalankan operasional bisnisnya dengan Advotics, sudah terbukti memberi dampak yang signifikan terhadap perusahaan bukan? Aktivitas penjualan dan pekerjaan lapangan, terutama tugas administrasi, menjadi lebih efisien karena semua alurnya terekam secara digital & otomatis.
Tak hanya membantu mengefisienkan operasional bisnis, tetapi juga mengoptimalkan kinerja dan produktivitas perusahaan. Tunggu apa lagi?
Yuk, Optimalkan operasional bisnismu dengan Advotics, telah terbukti meningkatkan kinerja operasional dan tenaga lapangan!
Yuk! simak tips berikut agar manajemen tata letak gudang Anda jadi lebih efisien dan tingkatkan…
Sejauh mana sebuah brand berhasil mendapatkan hati pelanggan? Simak 7 indikator loyalitas pelanggan di artikel…
Selain menerapkan strategi optimal untuk meningkatkan jumlah pelanggan, perusahaan juga perlu memperhatikan faktor loyalitas pelanggan.…
Apa saja fungsi layanan Point of Sales dalam penjualan? Apakah tanpa penggunaan POS sistem transaksi…
Apa langkah efektif untuk mengelola stok barang jelang hari raya Lebaran? Simak penjelasan selengkapnya di…
Apa saja strategi distribusi yang bisa Anda lakukan untuk membuat proses distribusi jadi lebih optimal…
This website uses cookies.