Surat Jalan: Definisi, Fungsi & Komponen di Dalamnya

Definisi Surat Jalan

Kegiatan pengiriman dan penerimaan barang melibatkan dua belah pihak, sehingga informasi terkait aktivitas pengantaran barang ini harus tertera dengan jelas untuk memastikan bahwa barang yang dikirimkan oleh suatu pihak sama dengan barang yang diterima oleh pihak yang dituju. Untuk memperjelas informasi mengenai barang-barang tersebut, diterbitkanlah sebuah dokumen yang dikenal dengan surat jalan.

Secara garis besar, definisi surat jalan adalah dokumen wajib bersifat legal yang digunakan oleh pihak pengirim barang dari suatu tempat kepada pihak lainnya. Pengiriman dapat dilakukan antar perusahaan atau dari penjual dan konsumen.

Dokumen ini biasa dibawa oleh supir atau petugas lapangan yang mengantarkan barang. Surat jalan disebut juga sebagai identitas perjalanan atau pengiriman barang dan bukti kesepakatan antara kedua belah pihak (pihak pengirim dan penerima barang). Saat kendaraan sampai di lokasi penerima barang, mereka dapat mencocokan barang yang diterima dengan barang yang tertera. Jika barang yang diantarkan tidak sesuai dengan yang tertera, penerima dapat mengajukan komplain. Maka dari itu, kesesuaian informasi yang tertera sangat penting.

Fungsi Surat Jalan

Jika disimpulkan dari beberapa penjelasan di atas, surat jalan diterbitkan dengan memiliki beberapa fungsi seperti:

1) Daftar terperinci mengenai barang yang akan dikirim ke pihak pembeli.

2) Keterangan resmi terhadap pembelian barang dari pihak penjual kepada pihak pembeli.

3) Tanda terima bahwa barang sudah sampai kepada pihak yang menandatangani bagian penerimaan.

Maka dari itu, penting untuk menerbitkan dokumen yang sah dalam aktivitas pengiriman barang.

Komponen dan Contoh Surat Jalan

Surat jalan berisi sejumlah informasi, biasanya pembuatan informasi yang tertera dalam surat jalan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Namun secara umum, berikut ini komponen-komponen yang ada:

Kop surat yang berisi nama dan kontak perusahaan pengirim
Lokasi tujuan pengiriman
Jenis dan jumlah barang
Keterangan barang
Tanda tangan pihak penerima/pembeli
Tanda tangan pihak pengirim
Tanda tangan petugas gudang

Selain itu, perlu diingat bahwa surat jalan terdiri dari tiga rangkap utama.

Lembar Putih (Rangkap I)

Lembar berwarna putih wajib dikembalikan kepada pihak pengirim dan digunakan sebagai dokumen penagihan invoice. Lembar ini menjadi bukti bahwa barang telah diserahkan kepada pihak penerima.

Lembar Merah (Rangkap II)

Lembar berwarna merah diberikan kepada pihak penerima. Lembar merah ini wajib disimpan sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan kondisi baik.

Lembar Kuning (Rangkap III)

Lembar berwarna kuning merupakan catatan laporan transaksi yang disimpan oleh perusahaan sebagai arsip.

Contoh-contoh surat jalan yang biasa digunakan seperti: surat jalan pengiriman barang, surat jalan kendaraan, surat jalan keluar barang, surat jalan dinas, surat jalan alat berat, dan lain sebagainya.

Demikian penjelasan mengenai surat jalan sebagai dokumen penting dalam aktivitas pengiriman dan penerimaan barang.

Sebagai aplikasi digital yang membantu aktivitas distribusi Anda, Advotics menyediakan Delivery Planning System yang dapat mengotomatisasi penyusunan rute surat jalan untuk periode keberangkatan yang terpilih.

Klik di sini untuk mengetahui beragam produk dan fitur-fitur lain yang dimiliki Advotics.