Categories: Distribution Management SystemWorkforce Management System

Apa Itu Order Fulfillment Rate? Bagaimana Cara Meningkatkannya?

I. Order Fulfillment

Order fulfillment (pemenuhan pesanan) adalah proses yang melibatkan penerimaan pesanan, pemrosesan, pengambilan, pengemasan, dan pengiriman pesanan ke customer. Order fulfillment rate adalah jumlah pesanan yang diproses dibagi dengan jumlah total pesanan yang diterima.

Pengiriman produk sesuai kebutuhan permintaan pasar sangat penting untuk mengembangkan dan meningkatkan profit perusahaan. Dengan ini, manajemen harus selalu mengupayakan strategi order fulfillment yang paling optimal.

II. B2B vs B2C Order Fulfillment

B2C order biasanya dalam e-commerce, memiliki lebih sedikit permintaan barang dalam satu pesanan dan dikirim langsung ke lokasi tempat tinggal. Sedangkan B2B order jauh lebih besar dalam hal kuantitas, namun dengan frekuensi yang lebih jarang. Seringkali, klien B2B Anda hanya akan memesan setiap beberapa minggu atau bulan, tetapi jumlah pembeliannya akan jauh lebih besar.

III. Kendala Order Fulfillment

a. Delay waktu penerimaan pesanan

Idealnya, kantor pusat langsung menerima permintaan sales order setelah customer mengkonfirmasi ke salesman, namun karena proses masih dilakukan secara manual, proses penerimaan order kadang menjadi kurang transparan. Contohnya, konfirmasi slip sales order bisa hilang atau terduplikat jadi order yang diterima bisa dobel atau bahkan tidak diterima sama sekali. Belum lagi waktu delay yang diperlukan untuk salesman kembali ke kantor. Karena prosesnya yang lebih kompleks, hambatan sekecil apapun dapat berdampak besar dalam relasi dengan klien ke depannya.

b. Inventory yang kurang saat permintaan tinggi

Order management perusahaan harus seimbang dari mulai dari forecasting permintaan pasar hingga strategi purchasing. Klien yang kehabisan stok karena penundaan dalam mengisi kembali stok bisa jadi pindah ke pesaing. Hubungan Anda akan rusak dan kemungkinan klien untuk memesan barang kembali akan mengecil.

Jika forecast Anda tepat, Anda dapat memperkiraan permintaan pasar dengan lebih akurat. Maka stok barang di gudang Anda selalu aman dan dengan demikian dapat memenuhi semua pesanan klien.

c. Logistik yang kompleks

Berhubung B2B order fulfillment melibatkan pengiriman dengan kuantitas yang lebih besar, nilai pesanan yang jauh lebih mahal, dan seringkali membutuhkan lebih banyak tenaga kerja dengan peralatan yang kompleks (palet, truk bongkar muat, dll). dan untuk perusahaan yang besar kadang mengoperasikan beberapa gudang (multi-warehouse).

Multi-warehouse ini kadang tersebar agar dapat memenuhi pesanan di setiap daerahnya masing-masing. Namun, dengan multi-warehouse ini, muncul juga kompleksitas lebih karena stok satu dan lain warehouse akan berbeda-beda. Perlu ada transparansi data secara real-time atas stok di semua warehouse, sehingga admin dapat mengalokasikan pesanan customer dipenuhi oleh warehouse yang mana.

Menghitung stok secara manual, mengelola tenaga kerja dan pesanan bisa jadi rumit dan memakan waktu. Setiap keterlambatan dan kesalahan di lapangan dapat merusak reputasi perusahaan, belum lagi kerugian dalam hal pengembalian dana atau refund.

IV. Strategi Peningkatan Order Fulfillment Rate

a. Mempersingkat proses pemesanan (order processing)

Ketika order dipesan oleh klien, salesman perusahaan akan menggunakan sistem yang mengintegrasi dari pengajuan hingga penerimaan pesanan. Kuantitas pesanan dan sisa stok di gudang dapat dimonitor, serta lokasi gudang yang dipilih juga dapat ditentukan oleh supervisor dalam sistem yang sama.

Selain mengakses level stok barang dan memantau di mana produk berada pada waktu tertentu dari mana saja dan kapan saja, dengan software, operator dan manajemen dapat memperbaharui/merevisi informasi secara otomatis. Maka ketika barang keluar dari gudang dan terkirim ke customer, informasi stok di database akan selalu akurat. Begitu pula jika ada penyesuaian stok saat adanya penerimaan barang atau stok opname, operator juga dapat menambahkannya di sistem.

**b. Real-time manajemen stok barang (inventory management)**

Setelah produk diproduksi atau diterima dari principal, warehouse harus menyimpannya secara terorganisir. Pertama, produk perlu diterima, dihitung, diperiksa, diberi label ID (barcode/QR codes), dan di-input ke dalam warehouse management software atau sistem ERP lainnya, lalu, kemudian saatnya disimpan ke dalam gudang.

Sistem penyimpanan warehouse yang mudah diakses sangat penting untuk kelancaran proses order fulfillment karena gudang yang semrawut dan berantakan akan menyebabkan keterlambatan dan juga order yang tidak akurat. Inventory storage yang baik akan memaksimalkan kecepatan dan ketepatan pemenuhan pesanan.

Salah satu istilah untuk inventory management adalah Hot SKU. Artinya barang-barang tersebut paling laku di pasar, itulah sebabnya mereka ditempatkan dekat dengan tempat pengiriman.

Software untuk distributor seperti Distribution Management System dapat menentukan item mana yang merupakan Hot SKU dan variabel lain yang dapat meningkatkan inventory management Anda. DMS dapat memberikan informasi stok barang yang komprehensif secara real-time kepada manajer.

Di samping itu, level stok yang ditampilkan secara real time dari sistem ini juga menjadi referensi proses pemenuhan pemesanan, termasuk memilih barang akan di-fulfill dari gudang yang mana jika distributor mengoperasikan beberapa gudang sekaligus.

c. Mempercepat pengiriman produk (shipping)

Kurir bertanggung jawab dalam memperbarui status pesanan dari keluar warehouse hingga ke titik pengiriman atau lokasi toko-toko. Aplikasi Distribution Management System dapat membantu para manajer dalam menugaskan kurir pengiriman barang ke klien serta melacak statusnya.

Selain itu, untuk verifikasi tambahan, kurir dapat mengumpulkan bukti pengiriman digital, seperti dokumentasi foto atau tanda tangan elektronik penerima barang. Akurasi pengantaran juga terjaga karena kurir baru bisa menyelesaikan status pengiriman di aplikasi jika mereka sudah berada di koordinat lokasi customer yang terdaftar.

d. Product Return Processing (pengembalian produk)

Proses jual beli tidak berhenti ketika barang sudah sampai ke tangan klien, kadang barang harus dikembalikan karena rusak, tidak laku atau kadaluarsa. Proses pengembalian produk mulai dari pengajuan product return, penarikan barang dari pelanggan hingga pemantauan status barang.