Pengertian Stock Opname & Tujuan Stock Opname 

Stock opname merupakan kegiatan yang wajib dilakukan untuk menunjang kesuksesan sebuah usaha. Kegiatan ini bertujuan untuk menghitung persediaan aktual. Tidak hanya itu, stock opname juga dilakukan untuk menghitung barang atau aset yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan.

Pengelolaan kegiatan untuk menyesuaikan catatan akuntansi dengan stok fisik yang disimpan perusahaan ini sangat diperlukan, agar biaya operasional yang timbul tidak melebihi batas dan perusahaan bisa menentukan pembelian stok dengan tepat di kemudian hari. Selain itu, stock opname juga bertujuan untuk menyesuaikan catatan akuntansi dengan stok fisik yang disimpan perusahaan. 

Tujuan lainnya meliputi: 

1. Mengetahui jumlah stok sebenarnya
2. Mencegah kerugian perusahaan
3. Pengendalian internal
4. Mengatur mutasi barang 

Biasanya perusahaan melakukan stock opname setiap akhir tahun setelah tahun keuangan selesai sehingga tim audit dapat melakukan pengecekan secara keseluruhan. Namun, ada juga perusahaan yang melakukan pengecekan stok ini setiap 3-4 bulan sekali atau setiap awal bulan untuk menekan risiko selisih stok, menyesuaikan dengan jenis kebutuhan perusahaan.

Lalu, apa saja hal yang dapat Anda lakukan untuk dapat melakukan stock opname secara lebih efektif? Simak penjelasan di bawah ini! 

Langkah Stock Opname 

Tetapkan Waktu Pelaksanaan 

Buatlah jadwal kegiatan agar karyawan Anda dapat mempersiapkan diri dan semua kebutuhan yang diperlukan. Sesuaikan juga dengan waktu penghitungan laporan keuangan/pembukuan karena keduanya merupakan aktivitas yang bersinggungan. 

Persiapkan Data Stok Terbaru

Seperti tujuan awal, kegiatan stock opname dilakukan untuk mencocokan data yang ada di sistem dengan data sebenarnya. Penting untuk mencocokannya dengan data inventory terbaru, lengkap dengan jumlah produk yang terjual. Dengan cara ini Anda bisa memastikan berapa banyak produk yang telah berkurang baik karena terjual dan karena rusak. 

Tentukan Area 

Menentukan area penyimpanan di gudang merupakan langkah yang penting dalam aktivitas stock opname. Ada baiknya buat juga denah area penyimpanan agar staf lebih mudah menemukan letak barang yang ingin dihitung. Tandai area mana saja yang telah dihitung sehingga tidak perlu melakukan pengecekan secara berulang kali ke area yang sama.  

Tentukan Barang yang Ingin Dihitung 

Perlu diingat bahwa tidak semua barang harus dihitung dalam waktu yang bersamaan. Tentukan jenis barang apa saja yang menjadi prioritas. 

Siapkan Catatan/Barcode Scan

Persiapkan alat penunjang yang dibutuhkan seperti buku catatan, barcode scanner dan lainnya. Dengan adanya alat-alat ini perhitungan dan pencatatan akan menjadi lebih mudah dan akurat. Fitur stock opname yang ada di Warehouse Management System Advotics  minimalisir semua perbedaan data dengan menggunakan scanner yang tersinkronisasi dengan sistem, sehingga tidak perlu memindahkan data laporan secara manual di excel. 

Hentikan Pergerakan Barang Sementara

Agar tidak terjadi kesalahan dalam perhitungan, hentikan pergerakan barang masuk dan keluar selama stock opname dilakukan, agar tidak ada selisih hitung. Beritahu supplier dan pelanggan bahwa sedang diadakan kegiatan pencocokan barang. 

Pilih Pegawai yang Kompeten 

Kegiatan pencocokan barang ini merupakan sebuah aktivitas yang membutuhkan ketelitian dan konsentrasi tinggi, maka dari itu pilihlah pegawai yang teliti dan berintegritas hingga kemampuan hitung yang baik. 

Bentuk 2 Tim 

Agar pekerjaan lebih efektif dan lebih akurat, bentuklah dua tim saat melakukan kegiatan pencocokan data stok. Tim pertama berfungsi sebagai tim lapangan yang bertugas menghitung barang yang ada di lapangan sedangkan tim kedua berfungsi sebagai admin yang melihat, serta memasukan data ke dalam sistem. Langkah stock opname ini akan menjadi lebih mudah dilakukan dengan Warehouse Management System Advotics karena tim admin dapat memantau secara langsung kondisi real-time persediaan stok di lapangan dari satu dashboard. 

Yuk permudah pekerjaan staf saat melakukan stock opname sekarang!