Perlukah Sistem Paperless untuk Laporan Aktivitas Lapangan?
Table of Contents
Selama beberapa dekade terakhir, industri distribusi dan jasa mengandalkan laporan kertas. Mulai dari kehadiran, jadwal kunjungan, alamat pelanggan, laporan kunjungan seperti tingkat stok dan penjualan semua ditulis di kertas.
Beralih ke paperless tidak hanya sekedar tidak menggunakan kertas, proses ini mengacu pada penggunaan semua pencatatan secara digital dan terpusat, serta otomatisasi aktivitas operasional. Tujuan otomatisasi ini adalah untuk mengurangi inefisiensi, merampingkan operasional, meminimalkan kesalahan, dan memaksimalkan sumber daya.
Kendala proses manual
Manfaat paperless dalam pelaporan aktivitas lapangan
1. Mempermudah pencarian berkas laporan
Risiko kesalahan dan ketidakefisienan sangatlah tinggi ketika laporan dicatat melalui kertas. Dari pencatatan yang salah, penempatan berkas yang berantakan, sehingga informasi hilang. Hal ini akan membuat operasional lambat dan tidak efektif.
Selain mengurangi limbah kertas, laporan elektronik akan jauh lebih mudah ditemukan dan dilacak sehingga perusahaan mendapatkan kemudahan akses ke semua informasi. Hal ini dapat mempercepat penanganan potensi kasus secara real-time dan meminimalisir penundaan proses penjualan dan pengiriman.
2. Mengeliminasi pemindahan data dari berkas lapangan ke sistem perusahaan
Memindahkan data dari dokumen kertas ke sistem itu rentan kesalahan manusia, memakan waktu, dan membosankan. Menyimpan arsipnya pun menguras sumber daya karena memakan tempat. Maka dari itu, laporan elektronik membuat proses laporan lebih cepat dan akurat karena mengeliminasi proses pemindahan data/data entry.
3. Mempercepat pemeriksaan dan mempermudah pemantauan tugas lapangan
Dengan visibilitas yang meningkat, supervisor dan manajer dapat lebih mudah memeriksa hasil tugas dan memantau pergerakan pekerjaan melalui web portal. Jika ada kesalahan dalam tugas, perusahaan dapat mengetahui pihak mana yang bertanggung jawab, karena semua laporan operasional tercatat rapi dalam satu sistem.
Advotics paperless data collection
Setiap tenaga lapangan dibekali dengan aplikasi mobile. Setiap berkunjung ke toko, mereka dapat mencatat informasi dan buktinya langsung dari aplikasi tersebut. Dalam waktu yang bersamaan, supervisor di kantor dapat memeriksa pekerjaan dan jika diperlukan, bahkan dapat menyesuaikan jadwal pekerjaan secara cepat melalui web portal. Supervisor tidak perlu menunggu laporan datang pada akhir hari untuk memeriksa kinerja stafnya.
Biaya awal untuk melakukan transisi proses menjadi paperless akan terasa berat, terutama untuk perusahaan yang lebih kecil dan UMKM. Namun, transformasi digital adalah investasi masa depan agar perusahaan dapat bersaing dalam jangka panjang, mempercepat operasional, meningkatkan efisiensi dan transparansi, sehingga memenuhi semua permintaan pelanggan.
