Mengapa Sales Order Perlu Diotomatisasi?
Table of Contents
Sales Order (Pesanan Penjualan)
Pesanan penjualan adalah dokumen yang dibuat oleh distributor/principal setelah menerima pesanan dari pembeli. Pesanan penjualan merinci produk atau jasa yang dibeli beserta harga, kuantitas, kerangka waktu pengiriman, detail pembeli seperti alamat pengiriman dan cara pembayaran. Untuk distributor, pesanan penjualan ini dibuat oleh salesman distributor atas nama pemilik toko yang menjadi kliennya.
Kendala Sistem Manual
Kebanyakan distributor masih menginput data sales orders ke sistem excel secara manual. Hal ini menyebabkan :
- Data error, data kurang akurat, atau bahkan kehilangan data.
- Sulitnya verifikasi kunjungan ke klien.
- Harus menunggu salesman kembali ke kantor untuk direkap, atau jika disampaikan melalui pesan teks kepada admin, kemungkinan terselip sangat besar.
- Banyak klien yang mulai menginginkan visibilitas pengiriman barang (update status pengiriman) agar prosesnya lebih cepat dan akurat.
Seiring berjalannya dengan waktu, semua pain points di atas akan mengakibatkan biaya operasional yang lebih tinggi dan memperlambat pemenuhan order sehingga client akan menerima barang lewat dari waktu yang telah ditentukan.
Otomatisasi Sales Order
Dengan menggunakan sistem otomatisasi sales orders, setiap ada permintaan sales orders, salesman atau admin akan menggunakan sistem yang telah terintegrasi dari proses pengajuan hingga penerimaan pesanan.
- Harga dan availability produk dapat dilihat di sistem dan salesman dengan mudah menginput kuantitas yang dibutuhkan.
- Program diskon dapat langsung diaplikasikan ke pesanan sesuai terms & conditions.
- Sistem terintegrasi dari pengajuan pesanan di lapangan hingga pengiriman.
- Sistem monitoring aktivitas yang terhubung dengan tracking pencapaian KPI salesman agar meningkatkan produktivitas.
- Untuk klien yang sudah loyal dapat dibantu dengan sistem pesanan mandiri.
- Mendapatkan market trend dari laporan data perilaku konsumen yang dikumpulkan dan dianalisa.
Dengan mengotomatisasikan tugas manual yang memakan waktu ini, salesman dapat menghabiskan waktu mereka untuk lebih fokus dalam strategi mencari prospek dan menjaga hubungan baik dengan pembeli.
Fitur Unggulan Sales Order Advotics
Tersedia di Workforce Management System dan Distribution Management System, fitur-fitur di bawah dapat meningkatkan proses distribusi dengan menjamin kinerja karyawan dan otomatisasi pemesanan barang agar lebih terperinci, dan transparan.
- Search produk dari nama, SKU, ID atau barcode.
- Mengaplikasikan discount dan promo untuk harga per unit dan harga subtotal.
- Jika user dalam proses membuat pesanan kemudian harus keluar dari modul Sales Orders dan kembali lagi, user dapat melanjutkan pembuatan pesanan dengan fitur shopping cart.
- Salesman dapat melakukan pesanan tanpa kunjungan ke customer dengan modul visitless sales orders.
- Mencetak struk bukti pembelian dengan menggunakan printer via bluetooth.
- Jika pada suatu kunjungan, customer tidak membuat pesanan, user dapat memilih alasan mengapa tidak ada pesanan yang dibuat.
- Notifikasi reminder ketika tenggat waktu pemenuhan pesanan melebihi batas (overdue).
- Dapat filter channel sales order berdasarkan segment, territory, dan approval due date.
