3 Tantangan Terbesar dalam mengelola agen lapangan dan Cara menghadapinya!

Mengelola karyawan dalam jumlah besar cukup sulit, sekarang bayangkan jika para karyawan tersebut dikerahkan secara nasional, dengan keahlian yang berbeda dan melayani klien yang berbeda. Setiap perusahaan yang bergantung pada agen lapangannya mengetahui bahwa cara mengerahkan agen lapangan dengan cara manual lama tidak akan cukup untuk kebutuhan di zaman sekarang. Jadi, bagaimana kita mengelola agen lapangan kita sambil memaksimalkan produktivitas mereka?

Memantau agen lapangan Anda secara real-time

Apakah mereka berada di lokasi yang ditentukan atau sedang beristirahat 3 jam di kedai kopi? Apakah mereka melakukan pekerjaan mereka atau mereka mengerjakan urusannya sendiri? Hal tersebut adalah beberapa masalah harian dari para supervisor dan manajer yang mengelola jumlah agen lapangan dari jarak jauh. Dengan cara manual yang lama, tim manajemen sering tidak mengetahui tentang bisnis mereka sendiri sampai mereka melihat laporan pada hari berikutnya atau bahkan beberapa bulan setelah pengumpulan laporan. Para supervisor, di sisi lain, harus terus menelepon atau mengirim pesan kepada setiap agen lapangan untuk memastikan mereka berada di jalur yang tepat untuk memenuhi target penjualan.

Pelacakan secara live memungkinkan manajer untuk memantau agen lapangan secara real-time sehingga mereka tidak harus menunggu sampai akhir hari untuk melihat seluruh laporan. Hal ini juga menghilangkan absensi pagi di kantor, untuk melihat siapa yang aktif pada hari tertentu, yang menghabiskan waktu. Advotics mengembangkan teknologi SaaS (Software as a Service) untuk digitalisasi bidang aktivitas lapangan dan aktivitas perdagangan Anda. Kami membantu manajemen dalam mengembangkan bisnis yang lebih transparan, efisien, dan scalable dengan platform berbasis cloud.

Mengoptimalkan waktu perjalanan dengan navigasi yang lebih baik

Hal rumit lainnya dalam mengelola agen lapangan adalah apakah mereka memiliki pengetahuan yang cukup tentang cakupan area mereka. Bahkan ketika mereka memilikinya, masih ada kemungkinan mereka terus bertanya karena mereka kesulitan menemukan tempat klien atau pelanggan, terutama jika pelanggan masih baru atau agen lapangan baru saja bergabung dengan perusahaan. Konsekuensinya, seluruh jadwal harian mereka akan tertunda.

Jika kita dapat memotong proses yang tidak diperlukan tersebut, tidak hanya agen lapangan yang terbantu untuk bergerak dari satu tempat ke tempat lainnya, tetapi juga memudahkan para supervisor dalam mengorientasikan agen baru. Sistem pelacak Advotics hadir dengan sistem navigasi terperinci yang dapat membantu agen lapangan dengan tugas hariannya. Aplikasi ini juga memberikan informasi mengenai tempat klien terdekat sesuai dengan lokasi agen lapangan. Hal ini juga akan membantu agen lapangan untuk mengatur jadwalnya sendiri sesuai situasi karena aplikasi ini dapat menyarankan lokasi klien terdekat untuk dikunjungi.

field-agent
unsplash.com

Memastikan transparansi kinerja agen lapangan

Misalnya perusahaan telah memakai aplikasi pelacakan untuk mengelola agen lapangan Anda, berapa kali para supervisor mendengar bahwa agen lapangan kehilangan laporannya? Terjadi gangguan sistem? Tidak ada koneksi internet? Baterai handphone habis? Atau lebih parah, bagaimana jika agen menemukan cara untuk memanipulasi sistem pelacakan dengan menggunakan GPS palsu atau memalsukan kehadiran menggunakan telepon agen lapangan lainnya?

Di Advotics, kami telah merancang sistem untuk meminimalkan manipulasi data dari setiap karyawan. Untuk memastikan agen lapangan berada di tempat klien, aplikasi membutuhkan foto selfie dari agen lapangan dengan tempat klien sebagai latar belakangnya. Untuk agen lapangan yang mencoba memalsukan kehadiran dengan login menggunakan ponsel agen lapangan lain, nomor IMEI mereka akan disimpan dan dikunci. Hal ini berarti satu ponsel hanya dapat digunakan untuk satu akun, bahkan jika mereka logout, mereka harus login dengan akun awal yang sama.

Selain itu, agen lapangan tidak dapat memulai aktivitas apapun jika mereka berada di luar area lokasi klien (50 m atau dapat disesuaikan berdasarkan preferensi klien). Advotics juga dilengkapi dengan detektor GPS palsu untuk lebih memperketat keamanannya. Kami juga memahami bahwa jangkauan internet di negara kita bukan yang terbaik, maka tim kami di Advotics hadir dengan mode hybrid untuk sinkronisasi data yang tertunda. Dengan kata lain, aplikasi dapat menyimpan seluruh informasi sebelumnya (dengan dan tanpa koneksi internet) dan ketika koneksinya lebih baik, maka secara otomatis sistem akan memperbarui datanya sendiri. Hal ini akan meminimalkan setiap perubahan data dari agen lapangan yang kurang jujur karena akan menyimpan time stamp awalnya.

Alasan terakhir dan paling klasik yang diterima oleh para supervisor adalah baterai ponsel yang mau habis. Kasus ini selalu sulit ketika diperdebatkan, sampai kami menemukan solusi untuk menunjukkan indikator persentase baterai ke dashboard milik supervisor dan manajer. Jadi, jika ada pihak yang ingin menggunakan alasan baterai ponsel, supervisor dapat dengan mudah menarik dashboard yang melacak persentase baterai ponsel sepanjang hari.

Siap berinovasi dan mengembangkan tim lapangan Anda? Hubungi kami untuk mengetahui lebih banyak tentang Sistem Pelacakan dan Pemantauan Tenaga Lapangan Advotics dan mulai uji coba gratis Anda sekarang!

Share :
Close Menu